La gestion du temps est le processus de planification et de contrôle du temps à consacrer à des activités spécifiques. Une bonne gestion du temps permet à un individu d’en faire plus en moins de temps, réduit le stress et mène à la réussite professionnelle.
Avantages de la gestion du temps
La capacité de gérer votre temps efficacement est importante. Une bonne gestion du temps conduit à une efficacité et une productivité améliorées, à moins de stress et à plus de succès dans la vie. Voici quelques avantages d’une gestion efficace du temps :
- Soulagement du stress
Faire et suivre un calendrier de tâches réduit l’anxiété. Lorsque vous cochez des éléments sur votre liste de choses à faire, vous pouvez voir que vous faites des progrès tangibles. Cela vous aide à éviter de vous sentir stressé par l’inquiétude de savoir si vous faites avancer les choses.
- Plus de temps
Une bonne gestion du temps vous donne du temps supplémentaire à consacrer à votre vie quotidienne. Les personnes qui peuvent gérer efficacement leur temps aiment avoir plus de temps à consacrer à leurs loisirs ou à d’autres activités personnelles.
- Plus d’opportunités
Une bonne gestion du temps mène à plus d’opportunités et à moins de temps perdu sur des activités triviales. De bonnes compétences en gestion du temps sont des qualités clés recherchées par les employeurs. La capacité de prioriser et de planifier le travail est extrêmement souhaitable pour toute organisation.
- Capacité à atteindre des objectifs
Les personnes qui pratiquent une bonne gestion du temps sont en mesure de mieux atteindre les buts et objectifs, et ce dans un laps de temps plus court.
Liste de conseils pour une gestion efficace du temps
Après avoir examiné les avantages de la gestion du temps, examinons quelques façons de gérer efficacement le temps :
- Fixez-vous des objectifs correctement
Fixez-vous des objectifs réalisables et mesurables. Utilisez la méthode SMART lorsque vous définissez des objectifs. En substance, assurez-vous que les objectifs que vous vous fixez sont spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et opportuns.
- Prioriser judicieusement
Hiérarchisez les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Par exemple, examinez vos tâches quotidiennes et déterminez lesquelles sont :
Important et urgent : effectuez ces tâches immédiatement.
Important mais pas urgent : décidez quand effectuer ces tâches.
Urgent mais pas important : Déléguez ces tâches si possible.
Pas urgent et pas important : Mettez-les de côté pour le faire plus tard.
- Fixez une limite de temps pour terminer une tâche
Fixer des contraintes de temps pour accomplir les tâches vous aide à être plus concentré et efficace. Faire le petit effort supplémentaire pour décider du temps que vous devez allouer pour chaque tâche peut également vous aider à reconnaître les problèmes potentiels avant qu’ils ne surviennent. De cette façon, vous pouvez faire des plans pour y faire face.
Par exemple, supposons que vous deviez rédiger cinq avis à temps pour une réunion. Cependant, vous vous rendez compte que vous ne pourrez en faire que quatre dans le temps qui reste avant la réunion. Si vous en prenez conscience bien à l’avance, vous pourrez peut-être facilement déléguer la rédaction de l’un des avis à quelqu’un d’autre. Cependant, si vous n’aviez pas pris la peine de vérifier l’heure de vos tâches au préalable, vous auriez peut-être fini par ne réaliser votre problème de temps qu’une heure avant la réunion. À ce stade, il pourrait être considérablement plus difficile de trouver quelqu’un à qui déléguer l’un des examens, et plus difficile pour lui d’adapter la tâche à sa journée également.
- Faites une pause entre les tâches
Lorsque vous effectuez beaucoup de tâches sans interruption, il est plus difficile de rester concentré et motivé. Prévoyez un temps d’arrêt entre les tâches pour vous vider la tête et vous rafraîchir. Envisagez de faire une courte sieste, de faire une courte promenade ou de méditer.
- Organisez-vous
Utilisez votre calendrier pour une gestion du temps à plus long terme. Notez les échéances pour les projets ou pour les tâches qui font partie de l’achèvement du projet global. Réfléchissez aux jours qu’il serait préférable de consacrer à des tâches spécifiques. Par exemple, vous devrez peut-être planifier une réunion pour discuter des flux de trésorerie un jour où vous savez que le directeur financier de l’entreprise est disponible.
- Supprimer les tâches/activités non essentielles
Il est important de supprimer les activités ou les tâches en excès. Déterminez ce qui est important et ce qui mérite votre temps. Supprimer les tâches/activités non essentielles libère plus de temps à consacrer à des choses vraiment importantes.
- Planifiez à l’avance
Assurez-vous de commencer chaque journée avec une idée claire de ce que vous devez faire ce qui doit être fait CE JOUR. Pensez à prendre l’habitude, à la fin de chaque journée de travail, d’écrire votre liste de choses à faire pour la prochaine journée de travail. De cette façon, vous pouvez commencer à courir le lendemain matin.
Implications d’une mauvaise gestion du temps
Considérons également les conséquences d’une mauvaise gestion du temps.
- Mauvais flux de travail
L’incapacité de planifier à l’avance et de s’en tenir aux objectifs signifie une faible efficacité. Par exemple, s’il y a plusieurs tâches importantes à accomplir, un plan efficace consisterait à accomplir les tâches connexes ensemble ou séquentiellement. Cependant, si vous ne planifiez pas à l’avance, vous pourriez devoir faire des allers-retours ou revenir en arrière dans l’exécution de votre travail. Cela se traduit par une efficacité et une productivité réduites.
- Temps perdu
Une mauvaise gestion du temps entraîne une perte de temps. Par exemple, en parlant à des amis sur les réseaux sociaux tout en faisant un devoir, vous vous distrayez et perdez du temps.
- Perte de contrôle
En ne sachant pas quelle est la prochaine tâche, vous souffrez d’une perte de contrôle de votre vie. Cela peut contribuer à des niveaux de stress et d’anxiété plus élevés.
- Mauvaise qualité du travail
Une mauvaise gestion du temps nuit généralement à la qualité de votre travail. Par exemple, devoir se précipiter pour terminer des tâches à la dernière minute compromet généralement la qualité.
- Mauvaise réputation
Si les clients ou votre employeur ne peuvent pas compter sur vous pour accomplir les tâches en temps opportun, leurs attentes et perceptions de vous en sont affectées. Si un client ne peut pas compter sur vous pour faire quelque chose à temps, il prendra probablement ses affaires ailleurs.