Les inquiétudes concernant le coronavirus, ou COVID-19, se sont propagées à des proportions mondiales. Il y a beaucoup de restrictions dans de nombreuses grandes entreprises, et les pays ferment les frontières dans le monde entier pour ralentir la propagation de la pandémie de coronavirus.
C’est ici que la technologie peut avoir un impact direct sur notre santé et notre bien-être, sauvant littéralement des vies tout en maintenant la productivité à main-d’œuvre. Le CDC recommande: «Pour les employés qui peuvent télétravailler, les superviseurs devraient encourager les employés à télétravailler au lieu de venir sur le lieu de travail jusqu’à ce que les symptômes soient complètement résolus. Le télétravail est en augmentation à cause du covid19, le télétravail obligatoire peut réduire le risque de propagation communautaire, mais il présente également de nouveaux défis pour la gestion des employés.
Voici nos 5 meilleurs conseils de télétravail.
- PASSEZ UNE ENTENTE DE TÉLÉTRAVAIL AVEC LES EMPLOYÉS
Il s’agit d’une tâche simple que, malheureusement, de nombreux employeurs oublient d’accomplir. Un accord de télétravail est un outil efficace pour établir les règles du télétravail. L’accord devrait énoncer les attentes concernant les heures de travail, les conditions de travail, les tâches et le droit de l’employeur de retirer l’autorisation de travailler à distance, entre autres. Un accord de télétravail est particulièrement important dans le cas où un employeur pense qu’un employé a abusé de l’accord de télétravail.
Les employeurs qui renoncent à un accord de télétravail peuvent plus tard se retrouver à se disputer avec les employés au sujet des règles du travail à domicile. L’exécution d’un accord de télétravail peut aider à éviter ce différend.
- PROTÉGER LES INFORMATIONS CONFIDENTIELLES
La plupart des employeurs se donnent beaucoup de mal pour protéger les informations confidentielles sur le lieu de travail. Ils ont des pare-feu, des mots de passe et des logiciels de cryptage, pour ne citer que quelques éléments. Mais qu’en est-il des informations confidentielles en dehors du lieu de travail ? Le risque de mauvaise gestion des informations confidentielles a tendance à augmenter avec le télétravail. Par exemple, les employés peuvent envoyer des fichiers liés au travail à leurs comptes de messagerie personnels comme solution de contournement pour accéder au serveur de leur employeur depuis leur domicile. Les employés en télétravail peuvent également avoir des membres de leur famille qui partagent leurs appareils informatiques à domicile ou qui peuvent observer visiblement des informations confidentielles dans l’environnement de travail à distance. Un accord de télétravail bien rédigé peut (et devrait) établir les obligations de l’employé pour protéger les informations confidentielles de l’employeur tout en travaillant à distance.
- ÉTABLIR DES PROCÉDURES DE CHRONOMÉTRAGE À DISTANCE POUR LE PERSONNEL NON EXEMPTÉ
Les employés non exemptés travaillant à distance sont généralement un grand non. En effet, le personnel non exonéré à droit à des heures supplémentaires et le suivi des heures de travail des employés en télétravail est difficile. Le COVID-19, cependant, a changé l’environnement de travail traditionnel.
Désormais, le personnel traditionnellement non exempté, comme les assistants administratifs et le personnel de saisie de données, peut se retrouver à travailler à domicile pour la première fois. Les employeurs devraient établir des feuilles de connexion virtuelles ou d’autres procédures de comptabilisation du temps pour tous les employés non exemptés qui sont autorisés à faire du télétravail. Ne pas le faire peut entraîner des violations coûteuses des salaires et des heures.
- UTILISEZ LA TECHNOLOGIE D’ASSISTANCE POUR MAINTENIR L’ENGAGEMENT DES EMPLOYÉS
Le télétravail n’a sans doute jamais été aussi simple. Qu’il s’agisse de Skype, Zoom, Slack ou d’autres logiciels de réunion et de communication virtuelle, les employeurs disposent d’une variété d’outils efficaces pour rester en contact avec leurs employés en télétravail. Bien entendu, rien ne remplace une interaction en face à face, mais la plupart des employeurs n’ont pas besoin de se contenter d’une simple conférence téléphonique par téléphone.
L’utilisation de technologies d’assistance pour le télétravail peut aider les employés à rester engagés alors que nous nous adaptons tous aux nouveaux bureaux virtuels. Et les employés engagés ont tendance à être des employés plus productifs.
- RAPPELEZ AUX EMPLOYÉS QUE LE TÉLÉTRAVAIL N’EST PAS UN REMPLACEMENT PERMANENT POUR TRAVAILLER SUR LE LIEU DE TRAVAIL DE L’EMPLOYEUR
Pour la plupart des employeurs, le télétravail en réponse à COVID-19 n’est pas conçu comme un arrangement de travail permanent. Les employeurs doivent rappeler aux employés (par écrit, de préférence) que le télétravail est une mesure temporaire en réponse à une menace imprévue pour la sécurité. Ce rappel permettra d’éviter de prétendre qu’un employé devrait être autorisé à faire du télétravail de façon permanente.
Ceci est particulièrement important dans le contexte de l’adaptation aux personnes handicapées, ses personnes peuvent demander un télétravail permanent comme aménagement raisonnable de leur incapacité à se rendre sur le lieu de travail. Si l’employeur estime qu’une ou plusieurs des tâches principales de l’employé ne peuvent pas être exécutées à distance de manière permanente, il doit divulguer ce fait à l’employé maintenant plutôt que plus tard.