Comment animer une réunion de travail ?
Prendre les dispositions nécessaires
Essayez de tenir la réunion à une heure et à une date qui conviennent à tous les participants. Si vous utilisez des calendriers partagés dans votre organisation, c’est une bonne idée de jeter un œil aux horaires de vos participants pour vous assurer que votre proposition l’heure du rendez-vous n’est incompatible avec aucun de leurs autres rendez-vous.
Si quelqu’un se connecte à la réunion depuis un autre pays, tenez compte de tout décalage horaire. Réfléchissez bien à la durée de votre réunion, en prévoyant 15 à 20 minutes supplémentaires pour les questions et réponses.
Identifiez le meilleur support pour votre réunion (par exemple, face à face, téléconférence, appel vidéo) et assurez-vous qu’un
lieu approprié pour la réunion est réservé pour la durée nécessaire bien à l’avance.
Assurez-vous que le lieu de réunion que vous avez choisi dispose de tous les équipements et installations dont vous pourriez avoir besoin
(projecteur, etc.).
Soyez prêt
Créez un ordre du jour pour votre réunion. Même si vous choisissez de ne pas le suivre rigoureusement sur le moment, avoir une note écrite
de tous les éléments dont vous souhaitez discuter vous aidera à rester sur la bonne voie.
Les ordres du jour doivent indiquer clairement la nature de chaque point à discuter lors de la réunion, le résultat requis, le temps qui lui est alloué et le nom du participant qui le présentera.
Hiérarchisez les points de l’ordre du jour afin que les points les plus urgents et/ou critiques soient discutés en premier.Le cas échéant, invitez les participants à proposer leurs propres points à l’ordre du jour et à soumettre leurs questions au réunion quelques jours avant la réunion. Cela permettra de s’assurer que tous les éléments nécessaires sont discutés et que les participants sont engagés et se sentent impliqués dans la réunion.
Faites circuler l’ordre du jour à tous les participants deux à trois jours avant la réunion, pour leur permettre de se préparer. C’est aussi un bonne idée d’envoyer aux participants toute autre documentation que vous avez l’intention d’utiliser lors de la réunion (par exemple, des rapports, feuilles de calcul) ainsi que l’ordre du jour.
Tous les problèmes, décisions et actions clés doivent être consignés dans des minutes concises et précises. Si un autre participant
agit en tant que rapporteur, passez du temps avec eux avant la réunion pour leur expliquer comment vous aimeriez le procès-verbal à enregistrer. D’autres conseils sont disponibles dans les meilleurs conseils pour l’utilisation des ordres du jour et des procès-verbaux.
Choisissez le bon style
Dans le cadre de votre préparation, réfléchissez à la formalité de votre réunion. Des réunions informelles peuvent être particulièrement efficace pour tenir des discussions de groupe régulières, pour discuter de questions non critiques ou pour diriger
réunions avec moins de 10 participants.
Les réunions formelles, cependant, sont plus appropriées pour traiter les
ou des questions critiques (par exemple, la performance ou les finances de l’organisation) ou pour diriger des réunions où il y a plusieurs (c’est-à-dire 10 ou plus) participants.
Dans les réunions formelles, l’ordre du jour est suivi de près et les participants ont tendance à participer à des points prédéfinis de la réunion ou lorsqu’il y est invité par le président.
Dans les réunions informelles, l’ordre du jour est utilisé comme un guide lâche pour aider tout le monde dans la réunion
Bien démarrer la réunion
Au début de réunions moins formelles, vous pouvez envisager d’accorder quelques minutes pour permettre aux participants de
s’installer et rassembler leurs notes. Cependant, pour des occasions plus formelles, comme les réunions du conseil d’administration, ou
lorsque le temps manque, il peut être plus approprié de commencer la réunion le plus tôt possible.
Lorsque vous êtes prêt à commencer la réunion, remerciez les participants d’avoir assisté et définissez un contexte avant
aborder le premier point de l’ordre du jour : rappelez à tout le monde pourquoi vous vous réunissez et quels sont les résultats attendus de
la séance sont
Adoptez un style de communication clair
En tant qu’animateur de la réunion, il est important d’articuler les messages, les idées et les opinions de manière claire et succincte,
et encouragez les autres à faire de même.
Écoutez attentivement
Lorsque les autres parlent, il est important d’être très attentif et de montrer que vous écoutez ce que est dit. Cela implique de maintenir un contact visuel avec le participant qui parle, en hochant la tête pour montrer compréhension et ne pas se laisser distraire par quoi que ce soit d’autre autour de vous.
D’autres conseils sont disponibles dans The Five
Composantes de l’écoute active.
Gardez l’esprit ouvert lorsque d’autres proposent leurs idées et suggestions. Même si vous vous sentez confiant, vous savez quoi
certains participants vont dire, il est toujours important de leur laisser la possibilité de s’exprimer et de donner leur avis considération due.
Encourager la participation
Au fur et à mesure que la réunion progresse, il est probable que différents participants apporteront leurs réflexions et opinions à divers
intervalles. Cependant, certains participants peuvent ne pas se sentir à l’aise d’exprimer leurs pensées sans y être invités. Il est donc une bonne idée de demander de temps en temps si quelqu’un a quelque chose à ajouter ou à suggérer avant passer au point suivant de l’ordre du jour.
Encouragez les participants à poser des questions et à tester leur compréhension au fur et à mesure que la réunion progresse.
Faire avancer la réunion
Soyez ferme, mais flexible. Au fur et à mesure que chaque point de l’ordre du jour est discuté, de nouveaux problèmes ou sujets de discussion
